Контроль за діяльністю бухгалтера — це не прояв недовіри, а необхідна умова ефективного управління компанією. Особливо актуальним це питання є для малого бізнесу, де часто бухгалтер працює на частковій зайнятості або на аутсорсингу. Розглянемо основні способи, які допоможуть керівнику уникнути ризиків і забезпечити прозорість фінансових потоків.
Про це розповідає KURAZH
Чому відповідальність за фінанси лежить на директорі
У багатьох підприємців виникає ситуація, коли після кількох місяців співпраці бухгалтер раптово зникає, а компанія отримує штраф від податкової служби. Щоб не потрапити в таку пастку, керівнику необхідно не лише довіряти, а й системно контролювати фінансові процеси. Це стандарт сучасного бізнес-менеджменту.
Перший крок — базова фінансова грамотність
Директор повинен орієнтуватися у ключових поняттях бухгалтерії та оподаткування: знати, що таке ПДВ, ЄСВ, квартальна звітність. Така обізнаність ускладнює маніпуляції з боку бухгалтера. Якщо виникають труднощі з розумінням цих процесів, варто самостійно опрацювати базові теми або попросити роз’яснень у бухгалтера. Якщо спеціаліст ухиляється від пояснень або навмисно ускладнює інформацію — це має насторожити.
П’ять основних способів контролювати бухгалтера
- Офіційний договір та розмежування відповідальності. Якщо бухгалтер працює на аутсорсингу, обов’язково укладіть договір про бухгалтерське обслуговування із чітким визначенням відповідальності за можливі помилки чи штрафи. Найкраще співпрацювати з аутсорсинговою компанією, яка несе фінансову відповідальність згідно з договором. Зберігайте повні контакти бухгалтера, включаючи контакти найближчих родичів. Якщо договір не укладено, вимагайте розписку щоразу при передачі документів. Не передавайте право підпису платіжних чи податкових документів бухгалтеру: підписувати їх повинен лише директор.
- Цифровий контроль: електронні кабінети та хмарні сервіси. У 2026 році найзручніший варіант контролю — це електронний кабінет платника податків та хмарні облікові системи. Директор може входити до електронного кабінету ДПС за допомогою КЕП та перевіряти, чи подані всі звіти, стан розрахунків із бюджетом та наявність прострочених зобов’язань. Клієнт-банк із розмежуванням прав дозволяє бухгалтеру лише готувати платіжки, а підписувати їх має тільки директор. Сучасні хмарні сервіси (наприклад, «Вчасно», M.E.Doc, Liga360) дають змогу контролювати документообіг у реальному часі.
Якщо бухгалтер категорично проти того, щоб ви мали власний доступ до Електронного кабінету ДПС або системи обліку — це серйозний привід замислитися.
- Контроль банківських виписок. Вимагайте у бухгалтера регулярного розшифрування всіх операцій за банківськими виписками. Якщо якась транзакція викликає питання, просіть надати первинний документ-підставу. Добре працює проста таблиця в Excel чи Google Sheets із залишками на початок і кінець дня, надходженнями та витратами. Залишок на кінець дня повинен збігатися з початковим залишком наступного дня.
- Контроль касової дисципліни та готівкових операцій. Переконайтеся, що бухгалтер вчасно оформлює касові документи. Відсутність або затримка з оформленням може призвести до штрафів для компанії. Щомісяця перевіряйте касову книгу, журнал обліку прибуткових і видаткових ордерів, а також підтвердні документи на всі витрати. Звіряйте дати у документах із відповідним звітним періодом.
- Вибіркові перевірки складських залишків. Якщо бізнес має товарно-матеріальні цінності, щомісяця проводьте вибіркові перевірки складу. Запитуйте у бухгалтера звіт про залишки, вибирайте для перевірки найбільш цінні або ходові товари, звіряйте дані у документах із фактичними залишками на складі. Якщо є розбіжності, які бухгалтер не може пояснити — це причина для повної інвентаризації.
Дії у разі зникнення бухгалтера або виявлення зловживань
Якщо бухгалтер зник із документами або помічено ознаки зловживань, дійте за наступним алгоритмом:
- Подайте заяву до поліції та отримайте підтвердження її реєстрації.
- Письмово повідомте ДПС про втрату документів — закон вимагає зробити це протягом 5 робочих днів.
- Відновіть документи у 90-денний строк — це встановлено Податковим кодексом України. Довідка з поліції підтверджує факт втрати, але не звільняє від обов’язку відновити папери та сплатити податки.
- Не поспішайте звільняти бухгалтера, доки не з’ясовані підстави для притягнення до адміністративної чи кримінальної відповідальності.
- Із новим бухгалтером проведіть звірку з ДПС за всі звітні періоди попереднього спеціаліста.
Важливо: довідка з поліції не скасовує автоматично штрафи за несплату податків. Податкова може лише перенести строк перевірки — але фінансові зобов’язання перед бюджетом залишаються за підприємством.
Правильна організація — найкраща профілактика
Системний фінансовий контроль, офіційні договори із чітко прописаною відповідальністю та цифровий доступ до ключових бухгалтерських сервісів — це основа захисту бізнесу від неочікуваних штрафів та фінансових втрат. Чим раніше директор впровадить такі стандарти, тим менше шансів опинитися у складній ситуації.
